Amatiterus – Surat menyurat merupakan kegiatan yang cukup penting bagi perusahaan, kantor, sekolah, desa dan lainnya. Namun kegiatan ini tentu tidak akan efektif jika dilakukan secara manual. Maka dari itu diperlukan aplikasi surat menyurat berbasis web gratis untuk menangani hal tersebut.
Daftar isi
Alasan Harus Menggunakan Aplikasi Surat Menyurat Berbasis Web
Ketika kegiatan persuratan dilakukan secara manual, maka membutuhkan waktu yang lama. Selain itu proses pengarsipan juga semakin tidak efektif. Tidak tertatanya surat dengan baik maka dapat menyebabkan kesulitan penggunanya ketika ingin mencari surat yang dibutuhkan saat itu. Daripada itu, surat yang diarsipkan secara manual juga akan berpotensi mudah hilang.
Sedangkan aplikasi surat menyurat berbasis web gratis kini sudah banyak digunakan untuk mengatur seluruh jenis surat masuk maupun keluar. Tidak hanya efektif, kegiatan surat menyurat juga dapat diakses dengan mudah di mana pun dan kapan saja. Selain itu, penyimpanan data serta pendistribusian surat juga dapat dilakukan secara lebih akurat dan cepat.
Kelebihan Aplikasi Surat Menyurat Berbasis Web
Surat menyurat tidak hanya penting bagi perusahaan dan instansi saja melainkan juga kalangan perorangan. Ada beberapa manfaat yang bisa didapatkan melalui aplikasi surat menyurat, antara lain:
- Akses lebih mudah, cepat dan akurat karena menggunakan aplikasi surat menyurat berbentuk e-persuratan.
- Membantu dalam proses pengarsipan.
- Mendukung mobilitas perusahaan, instansi dan lainnya.
- Pengontrolan arsip dapat terkendali secara signifikan, karena surat menyurat dapat diakses melalui aplikasi langsung maupun web.
- Data akan tersimpan secara aman dan terpusat.
Daftar Aplikasi Surat Menyurat Berbasis Web Gratis
Aplikasi surat menyurat berbasis web gratis sangat wajib untuk dimiliki oleh perusahaan, instansi dan lainnya. Dengan demikian semua proses pengelolaan informasi arsip dapat dilakukan dengan lebih baik. Ada beberapa rekomendasi aplikasi surat menyurat berbasis website yang bisa digunakan. Berikut di antaranya:
1. Gmail
Salah satu aplikasi surat menyurat berbasis web gratis yang sangat direkomendasikan adalah Gmail. Aplikasi Gmail memiliki tampilan antarmuka yang sangat mudah untuk digunakan oleh siapapun, bahkan orang awam sekalipun. Seluruh pesan yang masuk akan tertata dengan rapi sehingga mudah untuk dilihat.
Daripada itu, pengguna juga dapat mengirim pesan sekaligus membalas email dengan mudah. Menariknya, ada beberapa fitur di dalam aplikasi Gmail, salah satunya adalah fitur menandai pesan penting atau berbintang. Melalui fitur ini pengguna dapat lebih mudah untuk mencari email yang memang dianggap penting.
2. Mail and Calendar
Berikutnya ada aplikasi Mail and Calendar yang lebih cocok untuk digunakan oleh masyarakat dengan mobilitas tinggi serta jadwal yang sangat padat. Melalui aplikasi surat menyurat ini, pengguna bisa menerima dan membalas email, mengelola jadwal sehingga tetap dapat terhubung dengan orang-orang di sekitar.
Melalui aplikasi Mail and Calendar, pengguna dapat berkomunikasi dengan lebih cepat dan fokus terhadap hal-hal penting. Selain dapat digunakan untuk kantor, Mail and Calendar juga bisa digunakan untuk aktivitas harian saja. Menariknya, Mail and Calendar mendukung penggunaan Office 365, Gmail, Yahoo!, Exchange, Outlook dan email lainnya.
Baca Juga: Aplikasi keren android yang jarang diketahui
3. Thunderbird
Alternatif lain bagi siapapun yang sedang mencari aplikasi surat menyurat berbasis web gratis adalah Thunderbird. Pengguna dapat menggunakan seluruh fitur yang sudah disediakan secara gratis. Sama halnya dengan aplikasi lainnya, melalui Thunderbird juga dapat digunakan untuk menghubungi klien melalui email.
Selain itu, pengguna juga bisa mengubah tampilan Thunderbird sesuai dengan gaya dan keinginan. Karena di dalam Thunderbird tersedia berbagai tema yang dapat dipilih secara gratis. Sayangnya, Thunderbird sangat terbatas jika dibandingkan dengan platform email berbasis cloud yang dapat digunakan di mana saja.
4. Spike
Aplikasi surat menyurat Spike dapat diakses melalui Android, iOS, Windows hingga Mac. Melalui Spike, pengguna dapat membalas pesan masuk dan balasan tersebut akan ditampilkan dalam bentuk gelembung secara real-time. Dengan kata lain, pesan akan terlihat seperti percakapan ketika menggunakan WhatsApp. Aplikasi Spike lebih cocok digunakan untuk mengirim pesan elektronik dengan isi komunikasi yang pendek.
Maka dari itu, akan sangat mudah jika ingin melacak rantai percakapan email yang panjang. Aplikasi Spike dapat digunakan secara gratis maupun berbayar. Apabila Spike digunakan untuk pribadi maka pengguna tidak akan dibebankan biaya apapun. Sedangkan jika digunakan untuk bisnis maka perlu berlangganan agar dapat menikmati fitur yang ada di dalamnya.
5. Aplikasi Surat Menyurat Berbasis Web PHP MYSQL
Kegiatan surat menyurat ini bisa digunakan untuk kebutuhan instansi, perusahaan dan lainnya. Program dalam aplikasi ini dapat berjalan dengan baik sehingga mampu untuk memenuhi kebutuhan penggunanya. Menariknya, siapapun dapat mengakses aplikasi ini melalui Web Browser baik secara offline maupun online.
Ada beberapa poin penting yang perlu diperhatikan jika akan menggunakan aplikasi surat menyurat berbasis web gratis ini. Antara lain:
- Menggunakan web server dengan PHP, minimal PHP 5.5 maupun di atasnya.
- Gunakan aplikasi XAMPP minimal versi 3.2.1 atau versi terbaru bagi pengguna OS Windows.
- Aplikasi ini sudah siap pakai dan dapat dikembangkan sesuai kebutuhan.
Untuk mengunduh aplikasi surat menyurat ini, maka dapat mengunjungi situs toko program. Jangan khawatir, aplikasi ini tidak berbayar sehingga siapapun dapat menggunakannya dengan mudah dan nyaman. Adapun fitur yang ada di dalam aplikasi surat menyurat sederhana terbilang cukup lengkap dan menarik, antara lain:
- Klasifikasi surat.
- Buku agenda.
- Surat masuk.
- Instansi pengguna.
- Surat keluar.
- Manajemen admin.
- Dll.
6. Aplikasi Surat Menyurat Berbasis Web by Esportsku
Selanjutnya ada aplikasi surat menyurat berbasis web gratis dari Esportsku yang bisa digunakan untuk pekerjaan maupun pribadi. Aplikasi ini tidak tersedia di PlayStore sehingga harus mengunduhnya terlebih dahulu melalui situs Esportsku dengan ukuran sekitar 2.95 MB saja. Adapun fitur yang disediakan di dalam aplikasi surat menyurat ini, antara lain:
- Dashboard: berisi penjelasan profil perusahaan secara lengkap seperti nama perusahaan, alamat lengkap hingga email yang digunakan oleh perusahaan.
- Agenda: di dalamnya terdapat fitur kalender yang dapat digunakan untuk menetapkan tanggal agenda serta persuratan akan dimulai.
- Surat: meliputi semua surat masuk dan surat keluar di mana penggunanya hanya perlu input data seperti jenis surat, nomor, tanggal dan lainnya. Di dalam fitur ini pengguna dapat melihat surat yang masuk maupun keluar.
- Laporan: terbagi menjadi dua bagian yaitu laporan surat masuk dan laporan surat keluar. Data yang ada dalam fitur ini nantinya dapat dijadikan sebagai referensi terkait surat masuk dan surat keluar.
- Referensi: berisi tentang deposisi, perihal serta jenis surat.
- Pengaturan: digunakan untuk pengaturan instansi dan pengguna.
Aplikasi surat menyurat berbasis web gratis menjadi solusi terkait persuratan yang ada di perusahaan maupun instansi. Daftar aplikasi tersebut akan mendukung mobilitas dalam mengakses surat dengan cara yang lebih mudah. Selain itu, aplikasi juga sudah dirancang sedemikian rupa sehingga proses pengarsipan jauh lebih baik.
